Оптимизация численности персонала и сотрудников, примеры оптимизации

На крупных промышленных предприятиях или в больших коммерческих структурах существует одна “болезнь”, инфицирование которой происходит независимо от того, как организована работа и выстроены процессы. Болезнь эта выражается в том, что через какое-то время руководитель компании замечает, что рост численности предприятия начинает опережать рост производительности труда. Тут же в голову приходит и “лекарство” от этой болезни – оптимизация численности персонала. Но не всё так просто.

В последние годы начали очень четко просматриваться две тенденции:

1. сокращение предложения рабочей силы на рынке труда
2. рост стоимости сотрудников, особенно по рабочим специальностям высокой квалификации

Соответственно, персонал в таких условиях становится действительно ценным ресурсом, не на словах, а на деле. Поэтому к вопросам оптимизации, сиречь – сокращения персонала, нужно подходить с пониманием этой ситуации.

Для начала хочу сказать свою точку зрения – почему же происходит рост численности персонала в организации и почему этот процесс выходит из под контроля. Не буду оригинальничать, а приведу лишь несколько цитат из так называемых “законов Мерфи”:

Правило Уэллера для финансирования:

Никогда не соглашайтесь с тем, что у вашего подразделения достаточно сотрудников, бюджета или производственных площадей

Правило Сандрио для бюрократического расходования средств:

Когда у бюрократического ведомства появляется новый источник дохода, то первые же средства будут направлены на расширение администрации проекта, а не на сам проект

Первый закон Паркинсона:

работа заполняет все время, отпущенное на неё. Из этого следует, что бюрократ стремиться увеличивать количество подчиненных, а не соперников, а также то, что чиновники создают друг другу работу.

Можно считать эти высказывания забавными и пустыми, но факт остается фактом – в организации более чем с 1000 сотрудников рост численности становится слабо контролируемым. Не проходит и года, как численность подрастает на 5-7%. И далеко не факт, что это сопровождается ростом производительности труда.

Не буду очень подробно объяснять, почему же избыточная численность персонала вредит бизнесу. Остановлюсь на ответе на вопрос: что же делать в этой ситуации. Ответ один – сокращаться!!!

Подробнее рассмотрим способы снижения численности персонала предприятия. Но точнее будет сказать, что мы будем решать задачу повышения эффективности использования человеческого ресурса предприятия.

Бенчмаркинг производительности

При использовании этого метода нужно собрать информацию по всем родственным компаниям и предприятиям, занятых аналогичным видом деятельности, выпускающим такой же продукт. Нужно собрать данные по номенклатуре и объемам производства и продаж, численности персонала и заработной плате. Как правило, вся эта информация содержится в открытых источниках и свободно может быть найдена. Больше скажу, что на моем опыте часто происходит прямой и открытый обмен такой информацией между конкурирующими предприятиями.

Таким образом вы сможете наглядно сравнить производительность труда и численность предприятий. И если вы увидите, что какое-то предприятие при меньшей численности производит больше продукции, это будет сигналом к немедленному пересмотрю штатного расписания.

Конечно, есть и недостаток и такого метода. Вы рискуете оказаться “лучшими из худших”, если общее состояние отрасли плачевно или очень мало похожих предприятий.

Нормирование численности

Этот способ неплох там, где есть обоснованные нормы на все виды работ и операций сотрудников. К тому же, никто не мешает Вам самостоятельно разработать и утвердить такие нормы по каждому из видов работ. Тогда выбудете чётко понимать, где есть резервы к оптимизации. А где-то наоборот – необходимо добавить персонал, чтобы “расшить” узкое место и сбалансировать поток создания продукта.

При этом стоит обратить внимание и на равномерность загрузки персонала. Особенно часто это наблюдается в сервисных службах (ремонты, снабжение ит.п.). Может быть Вы слышали такую поговорку – “хороший ремонтник должен сидеть и ничего не делать”? С подтекстом что он уже всё отремонтировал, и удивлен вашими вопросами…

Или пример бухгалтерии. Достаточно ровная и неполная зачастую загрузка в течение месяца заканчивается с приходом этапов “закрытия” месяца,квартала, года. Тут уже бухгалтера, мягко скажем, не скучают.

Но именно в неравномерности загрузки очень часто и находятся самые серьезные резервы оптимизации.

И недостаток такого метода в том, что сложно отнормировать работу управленческого персонала, “бюрократов”, другими словами. Без них, зачастую, никак. Но как нормировать работу юридической службы? Сложный вопрос.

Аутсорсинг бизнес-процессов

Традиционно существует какой-то устоявшийся набор отделов, подразделений и служб на предприятии. У каждого директора есть свой юрист, часто есть отделы информационных технологий для обслуживания локальной сетки и парка компьютеров. Список можно продолжать.

Задумайтесь, так ли необходимо на предприятии держать те подразделения или персонал, чьи услуги можно “купить” при необходимости на рынке. Сейчас хорошо развивается рынок услуг аутсорсинга, и многие компании идут по такому пути. Зачем держать штат бухгалтеров “расчётчиков”, если начисление зарплаты может сделать сторонняя фирма за меньшие деньги? Обслуживание компьютеров и локальной сети уже давно можно отдать небольшой компании, а то и простому фрилансеру.

Аутстаффинг персонала

Самым распространенным вариантом при организации производства или какой-то работы является ввод новых штатных единиц или даже подразделений. Однако так ли это необходимо? Сейчас появилось много компаний, которые готовы предоставить Вам нужное количество персонала соответствующей квалификации на нужное время. И всё это без оформления в штат предприятия, по договору аутстаффинга персонала. Неплохой вариант, особенно по рабочим или служащим невысокой квалификации.

Итак, в статье я рассмотрел 4 направления, или подхода к оптимизации численности компании. В чистом виде сложно применить каждый из них, но очень разумно, когда вы знаете о них и сочетаете в зависимости от ситуации.

В заключение хочу дать небольшой совет – в вопросе оптимизации численности персонала нужно быть решительными и последовательными. Не бойтесь выглядеть бездушным и черствым руководителем, не “кормите” из бюджета компании лентяев и бездельников. Они ругали Вас, и в любом случае были недовольны своей работой. А честные и продуктивные сотрудники скажут Вам “Спасибо!” за такие действия, особенно если часть сэкономленных средств будет направлена на увеличение их компенсационного пакета.