Составление графика отпусков в соответствии с действующей формой Т-7

Право на получение регулярного оплачиваемого отпуска входит в список законных прав каждого сотрудника, осуществляющего свою профессиональную деятельность в официальном порядке в соответствии с заключенным трудовым соглашением.

Оформление периодов отдыха в большинстве случаев осуществляется на основании заранее подготовленного графика. Его составление и утверждение входит в прямые обязанности каждого работодателя. Данная процедура проводится в конце каждого года, не позднее чем за две недели до наступления нового годового периода.

Предоставление отпусков в соответствии с заранее подготовленным графиком, безусловно, дает руководителю целый ряд важных преимуществ, в частности: 

· работодатель может заранее спланировать дальнейшую работу с учетом составленного графика и наличия информации о том, кто из сотрудников и когда не сможет исполнять свои профессиональные обязанности;

· начальник при необходимости сможет заранее позаботиться о поиске подходящей замены временно отсутствующему сотруднику;

· заранее подготовленный график позволяет максимально эффективно использовать рабочее время сотрудников, а также не допускать накапливания неиспользованных отпускных дней.

График отпусков может быть составлен как работодателем самостоятельно, так и с учетом мнений членов коллектива. Помимо этого, всегда следует помнить, что некоторые особые категории сотрудников вправе оформлять отпускной период именно в то время, которое удобно им без предварительного согласования данного вопроса с начальством.

В том случае, если руководитель еще до момента составления графика отпусков желает учесть текущие желания сотрудников, он может предложить написать соответствующее заявление каждому из них. В документе должна содержаться информация о дате начала отпускного периода, а также о его точной продолжительности.

В ситуации, когда сотрудник сначала написал заявление на одну дату отпуска, но впоследствии передумал, изменение даты начала отдыха будет возможным только по предварительному согласованию с начальством. Для этого работник должен написать новое заявление на имя своего руководителя, в котором будут указаны иные даты отдыха. В том случае, если работодатель не будет иметь никаких возражений по данному поводу,  он ставит свою визу на документе и отдает его для дальнейшей работы.

Наличие подготовленного и утвержденного графика отпусков является важным аспектом осуществления трудовой деятельности. В том случае, если этого документа просто не существует в организации либо он был составлен с явными нарушениями,  к работодателю могут быть применены достаточно серьезные меры ответственности, включая крупные денежные штрафы.

График отпусков с точки зрения действующих норм законодательства

Как правило, обязанность по составлению предварительного графика отпусков возлагается на кадровых сотрудников. Данная процедура проходит в несколько основных этапов:

  • закрепление дат ухода в отпуск в созданном графике отдельно для каждого сотрудника;
  • уведомление всех членов коллектива о составлении графика отпусков и последующее ознакомление каждого из них с его содержанием. 

Стандартный размер отпускного периода составляет 28 календарных дней. При этом сотрудник может оформить отпуск полностью либо разбить его на несколько частей. Главным документом для предоставления отпуска будет являться приказ работодателя, оформленный и составленный в соответствии с действующей формой Т-6.

При необходимости в уже созданный и подписанный график отпусков работодатель может внести соответствующие изменения. Такое нередко требуется в том случае, если у сотрудника изменились определенные жизненные обстоятельства либо просто возникла необходимость в уходе на отдых в совершенно  иное время. Для этого руководитель повторно составляет приказ с указанием новых дат начала и окончания отпускного периода. Предварительно в обязанности сотрудника будет входить составление предварительного заявления на имя руководства. В нем гражданин должен указать новые даты отпускного периода, а также сказать о точной причине, которая побудила его к составлению данного документа. 

Для составления графика отпусков законодательными нормами была разработана и утверждена специальная форма – Т-7. Именно такой документ должен иметься в абсолютно каждой организации. Следует отметить, что наличие графика отпусков, оформленного надлежащим образом, является обязательным требованием абсолютно для каждого учреждения вне зависимости от его организационно-правовой формы, а также от иных важных аспектов. В том случае, если график имеется, но он содержит серьезные различия с действующим образцом,  к работодателю также будут предъявлены официальные претензии от уполномоченного органа. Как правило, такие нарушения выявляются в ходе регулярных либо внеплановых проверок. В таком случае данная ошибка обязательно фиксируется соответствующим образом  с занесением всех необходимых сведений в специальные акты проверки, а также в иные документы.

Помимо наложения крупных штрафов за нарушения, связанные с графиком отпусков, к ответственным лицам могут быть применены и иные санкции. Например, руководитель компании может быть отстранен от исполнения своих профессиональных обязанностей на определенное время. Точный срок отстранения при этом будет зависеть от серьезности выявленного нарушения, а также от иных важных аспектов и дополнительных обстоятельств. В том случае, если за руководителем ранее уже были замечены подобные нарушения,  ответственность за них будет значительно серьезнее.

Оформление графика отпусков и действующий образец

Как правило, заполнение действующей формы Т-7 при составлении графика отпусков не должно вызывать никаких сложностей у работодателей и кадровых сотрудников организаций. Первая часть документа содержит в себе стандартный перечень сведений, например:

  • полное наименование организации в соответствии с ее уставными данными без каких-либо сокращений;
  • должность и ФИО руководителя либо иного ответственного лица;
  • дата составления документа, год, на который составляется график и т.д.

Вторая часть графика будет содержать в себе более индивидуальные сведения. Во-первых, здесь должны быть перечислены фамилии и табельные номера всех сотрудников, чьи отпуска будут указаны в графике. Напротив фамилии также указывается и текущая должность физического лица. Если штат организации включает в себя много единиц, целесообразно будет разбить список сотрудников на отделы либо иные структурные подразделения.

Далее, напротив должности каждого работника, указывается подробная информация об отпускном периоде, включая:

  • дату его начала;
  • точную продолжительность в календарных днях;
  • дату окончания отпуска сотрудника.

Следует обратить внимание и на то, что к графику отпусков должно быть прикреплено специальное приложение – лист ознакомления. Он нужен для того, чтобы каждый из сотрудников, который был указан в данном графике, поставил свою подпись на данном листке. Наличие этой подписи будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свою обязанность по предварительному ознакомлению членов коллектива с представленной в графике информацией.

Если один из работников по какой-либо причине не согласен с представленной в графике информацией и отказывается подписывать документ,  работодатель должен зафиксировать данный факт в письменной форме. Как правило, для этого составляется специальный акт, в котором указывается вся важная информация: дата и время составления документа, основания для его формирования, а также иные важные обстоятельства, имеющие прямое отношение к сложившейся ситуации. Помимо этого, акт должен составлять в обязательном присутствии нескольких независимых свидетелей, которые при необходимости смогут подтвердить правомерность проведенной процедуры.

Таким образом, составление графика отпусков, безусловно, можно назвать важным этапом трудовой деятельности. Именно этот документ является своеобразным расписанием дальнейших уходов в отпуск каждого из сотрудников. Поэтому процедуре его составления следует уделить максимум внимания.