Заявление на отпуск: правила составления и образец
Получение работником долгожданного отпуска является важным событием не только для него. Данный факт устанавливает определенные обязательства и в отношении руководства. В частности, работодатель должен позаботиться о своевременных выплатах, положенных отпускных, а также об оформлении всех документов, предусмотренных действующими государственными нормами.
Уже на протяжении многих лет граждане нашего государства уходят в законные отпуска на основании главного документа – личного заявления. Именно оно должно содержать в себе все необходимые сведения, подтверждающие волю сотрудника на уход в отпуск.
Однако сейчас важность вышеуказанного документа была несколько снижена. Например, существуют особые обстоятельства и различные нюансы, при наличии которых такой этап, как составление заявления, вообще может быть исключен из процедуры оформления отпуска. Именно подобные изменения и стали причиной появления многочисленных вопросов у кадровых сотрудников в отношении необходимости наличия заявления при уходе работников в регулярные и оплачиваемые отпускные периоды.
Какими бывают отпуска?
Действующие нормы трудового законодательства устанавливают несколько видов законных отпусков, каждый из которых может быть предоставлен работнику при условии наличия соответствующих оснований и документальных подтверждений. Сюда относятся:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск. Его, безусловно, можно назвать наиболее часто встречающимся в трудовой сфере. Важной особенностью данного отпускного периода является его обязательная оплата со стороны работодателя. Расчет положенной отпускной выплаты осуществляется на основании главного показателя – среднего размера заработка работника за один день или смену.
- Отпуск за свой счет. В отличие от ежегодного он не является обязательным. Его предоставление в большинстве случаев осуществляется по результатам согласования с работодателем. Еще одним важным нюансом будет выступать тот факт, что данный отпускной период сотруднику не оплачивается.
- Отпуск по беременности и родам. Предоставление данного отпускного периода входит в список обязательных гарантий, устанавливаемых государственными нормами в отношении беременных сотрудниц. Важной особенностью будет являться его полная оплата со стороны работодателя.
- Учебный отпуск. Также входит в список обязательных гарантий, устанавливаемых в отношении сотрудников, которые совмещают свою профессиональную деятельность с параллельным обучением.
Регулярный оплачиваемый отпускной период
Регулярный оплачиваемый отпуск должен предоставляться абсолютно всем сотрудникам, чья деятельность осуществляется по официально заключенному трудовому
договору. Право на оформление данного отпускного периода появляется у работника каждый календарный год.
При этом возможность оформления первого оплачиваемого отпуска у нового работодателя возникает у сотрудника в тот момент, когда его период работы достигнет минимальной отметки в 6 месяцев. В отдельных случаях отпуск может быть предоставлен сотруднику заранее, еще до достижения минимальной отметки работы. Главное, согласовать данный вопрос с начальством заранее. Если у руководства не будет иметься никаких возражений, дальнейшее оформление отпуска должно осуществляться в установленном порядке.
Важнейшим этапом в предоставлении регулярного оплачиваемого отпуска является выплата положенных отпускных. Она должна состояться за несколько дней, минимум за 1, до официального начала отпускного периода. Не допускается вызывать сотрудника с отдыха с целью выдачи ему положенных сумм.
Всегда ли нужно заявление?
Все регулярные и оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком. В том случае, если работник уходит в очередной отпуск точно по графику, без каких-либо изменений или поправок, составление заявления не будет являться обязательным этапом для его оформления. Однако при этом обязанность работодателя по предварительному оповещению сотрудников никуда не исчезнет.
Не менее чем за две недели до даты начала отпускного периода руководитель должен составить письменное уведомление, в котором будут указаны все важные сведения. К ним следует отнести: день начала отпуска, а также его точную продолжительность, ФИО сотрудника, его текущую должность и т.д. Помимо этого, в уведомлении обязательно следует указать тот факт, что отпуск является оплачиваемым.
Некоторые сложности могут возникнуть в том случае, если сотрудник внес определенные корректировки в свой будущий отпуск. Однако в данной ситуации все изменения должны быть предварительно внесены в составленный ранее график. Следовательно, впоследствии работник все равно не должен будет составлять заявление в обязательном порядке.
Особенности ухода в отпуск не по графику
При определенных обстоятельствах дела могут сложиться и так, что планируемый сотрудником отпуск не был заранее согласован с его руководством. Такое нередко случается в ситуациях, когда работник был трудоустроен в данную организацию совсем недавно, но у него уже возникла необходимость в оформлении отпуска.
В таком случае заявление на отпуск станет обязательным документом. Именно оно должно быть подано на стол руководителю не позднее, чем за три календарных дня до предполагаемой даты начала отдыха. Далее руководитель должен подробно рассмотреть поступивший документ и принять окончательное решение в отношении предоставления отпуска. Следует отметить, что законодательные нормы в данном случае не устанавливают точный срок, в который работник должен предупредить своего руководителя об отпуске, который не был указан в графике. Однако все же лучше делать
это хотя бы за три дня до первого дня отдыха, для того чтобы работодатель смог оформить все необходимые документы, а бухгалтерия – произвести требуемые расчеты.
Оформление отпуска за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы в большинстве случаев не является обязательным. Однако его может оформить каждый сотрудник при условии согласия руководства. Чаще всего работодатели идут навстречу своим работникам и соглашаются на предоставление данного отпускного периода, особенно если для этого действительно имеются веские причины либо неожиданные обстоятельства.
Действующие трудовые нормы никак не ограничивают максимальный период отпуска за свой счет, который может быть предоставлен работнику. Однако точное количество выходных дней обязательно должно быть указано в письменном заявлении.
Единой формы на оформление отпуска за свой счет государственные нормы не предусматривают. Это значит, что документ может быть составлен в произвольном порядке на усмотрение гражданина. Следует отметить, что в содержании заявления обязательно должна быть указана непосредственная причина получения нескольких дней отдыха. При отсутствии веских оснований либо объяснений работодатель будет иметь полное право выдать сотруднику официальный отказ в предоставлении отпуска за его счет.
Отпускной период по беременности и родам
Отпуск по беременности и последующим родам входит в список обязательных гарантий, предусматриваемых государством в отношении особых категорий сотрудников. При этом главным подтверждением наличия такого права у той или иной работницы будет являться больничный лист, заполненный и подписанный специализированным медицинским учреждением. Этот лист предоставляется работодателю, на основании чего он формирует соответствующий приказ об оформлении отпускного периода.
Помимо этого, в обязанности будущей мамы будет входить и составление письменного заявления. Оно может быть подготовлено в стандартном порядке – за несколько дней до начала отпускного периода. В нем указывается точная продолжительность отпуска, а также приводится ссылка на соответствующее основание – больничный лист.
Еще одним важным нюансом данного вида отпуска является его обязательная оплата со стороны работодателя. Размер регулярного пособия рассчитывается сотрудниками бухгалтерии. Главной единицей расчета при этом будет являться средний размер заработка в соответствии с заключенным трудовым договором, а также действующей тарифной сеткой.
Уход в учебный отпуск
Огромное количество молодых специалистов совмещают свою трудовую деятельность с параллельным обучением. В таком случае им может быть предоставлен дополнительный отпуск для важных этапов в процессе учебы. Такими этапами могут
являться: сдача первоначальных либо последующих экзаменов, подготовка диплома и его защита и т.д.
Для получения отпускного периода сотрудник должен будет представить своему непосредственному руководителю главный документ, подтверждающий правомерность требований – справку-вызов. Именно в ней должны содержаться все важные сведения, включая: наименование факультета, а также форму обучения, ФИО студента, название образовательного учреждения и т.д.
На основании полученной справки сотрудник составляет заявление на оформление отпускного периода. В нем указываются стандартные сведения, включая точную продолжительность отпуска, а также номер и дату ранее выданной справки-вызов.
Отпускной учебный период также подлежит обязательной оплате. Первая сумма должна быть выдана на руки работнику в последний день исполнения им трудовых обязанностей, перед началом отпуска.