Заявление на предоставление выходного дня в счет отпуска: образец

 В большинстве организаций сотрудники уходят в регулярный и оплачиваемый отпуск в соответствии с заранее составленным графиком. Он разрабатывается и утверждается в конце каждого года на новый период. Но иногда возникают и такие ситуации, при которых один выходной нужно оформить в срочном порядке, например, для разрешения срочных личных вопросов либо урегулирования проблем. 

 В таком случае руководитель может пойти на уступки и предоставить сотруднику возможность оформить один день отгула в счет последующего отпуска. Однако сразу следует отметить, что выдача выходного дня в счет отпуска далеко не является прямой обязанностью руководителя. Наоборот, это следует расценивать, скорее, как привилегию, которая может быть предоставлена нуждающемуся сотруднику.

 Даже если работник берет всего один день отгула, должное значение следует уделить грамотному оформлению и соблюдению этапов данной процедуры. Сама выдача выходного дня обязательно должна быть подкреплена соответствующим приказом руководства. В противном случае, при отсутствии грамотно оформленных бумаг невыход сотрудника на службу вполне может быть расценен как прогул. 

Оформление выходного дня в счет предстоящего отпуска с законодательной точки зрения

 Несмотря на то, что официально понятие «отгула» не было закреплено ни в одном положении действующего трудового законодательства, оно уже достаточно давно применяется в современных правовых отношениях. Фактически, оно представляет собой выходной день, который может быть получен за определенные прошлые заслуги, например, за сверхурочную работу  либо «авансом». Последний вариант подразумевает предоставление одного выходного дня заранее, хотя он еще не был отработан сотрудником. Именно поэтому законно получить еще не отработанный отгул можно лишь при предварительном согласовании данного вопроса с начальством. 

 Важной особенностью отгула в счет отпуска станет его оплата.  Если этот день берется из будущего отпускного периода, который является полностью оплачиваемым,  доход сотрудника останется на прежнем уровне. 

 Стоит также помнить и о том, что  в случае выдачи руководителем официального отказа в предоставлении выходного дня из отпуска, сотрудник не сможет предъявить никаких претензий в его адрес. В большинстве случае  отказы руководства бывают связаны с нехваткой рабочей силы в определенный момент времени, например, когда многие сотрудники и так находятся в отпусках, либо с иными основаниями. 

Как составить заявление?

 Предоставление выходного дня за счет будущего отпуска осуществляется исключительно в интересах самого сотрудника и по его собственной инициативе. Данное желание должно быть выражено в главном документе – личном заявлении, составленном на имя непосредственного начальника. Это правило является обязательным, никакие предварительные устные договоренности либо передача документов через других лиц здесь значения иметь не будут. 

 В больших организациях нередко можно встретить уже напечатанный бланк заявления. В таком случае сотруднику остается лишь добавить в документ свои данные, а также указать иную основную информацию. Если шаблона на предприятии не имеется, можно изложить весь требуемый текст на чистом листе формата А4. Содержание документа не должно включать в себя недостоверной информации, а также различные ошибки, исправления и т.д. Заявление составляется в свободной форме, с обязательным указанием точной даты получения выходного дня, а также непосредственного основания – в счет будущего отпуска. 

 Что касается причины срочного оформления отгула, то ее лучше указать достаточно кратко, но информативно. На основании представленной информации руководитель сможет сделать соответствующие выводы о том, является ли данная причина веской, по его мнению, или же нет. Если руководитель примет решение об отказе сотруднику в исполнении его официальной просьбы,  он ставит соответствующую отметку на заявлении  либо сообщает работнику данную информацию лично. 

 Если же решение по заявлению будет принято положительное,  руководитель ставит на документе собственную визу и передает его в отдел кадров. Там на основании поступивших сведений уполномоченный специалист начинает подготовку соответствующего приказа. 

Какая информация должна содержаться в заявлении?

 Сотрудник, желающий получить один отгул в счет будущего отпуска, должен указать в письменном заявлении следующие основные сведения:

  • текущую должность, а также ФИО руководителя, в полномочия которого входит принятие соответствующих решений в области кадровых вопросов;
  • все важные сведения о самом сотруднике – его ФИО, занимаемую должность, название отдела  либо иного структурного подразделения, в котором он исполняет свои трудовые функции. Помимо этого, указывается также и табельный номер, который был закреплен за данным работником в момент его трудоустройства;
  • саму суть написанного заявления, а именно: четко и грамотно изложенную просьбу о предоставлении одного дня отдыха, который потом будет вычтен из регулярного оплачиваемого отпуска. Как уже было сказано выше, термин «отгул» не закреплен на законодательном уровне, а значит, лучше ограничиться простым словосочетанием «выходной день»;
  • точную дату составления документа, а также личную подпись его автора. Без этих данных написанный текст не будет иметь никакой юридической силы.

 Следует отметить, что руководитель, скорее всего, даже не будет рассматривать документ, если он написан с грубыми ошибками, либо в его содержании отсутствует важная информация. Именно поэтому следует несколько раз проверить текст составленного заявления  перед его передачей на стол руководству. 

 Еще одним нюансом будет выступать и факт наличия у работника соответствующего подтверждения передачи документа руководителю. Если сотрудник допускает, что руководство может просто забыть о переданном заявлении, можно обеспечить себе дополнительную страховку составлением второго документа. В таком случае оба экземпляра сдаются в отдел кадров, на одном из которых ставится

соответствующая отметка о принятии. Такой метод сможет представить работнику определенные доказательства факта сдачи заявления о предоставлении выходного дня. 

Действующий образец документа

 Существующие нормы в области трудового права не устанавливают точной формы документа, которая использовалась бы при составлении заявления о предоставлении одного выходного дня. Примерный текст его содержания может выглядеть следующим образом:

 «Прошу Вас предоставить мне выходной день в счет предстоящего отпуска 02 марта 2017 года из-за необходимости отъезда к родственнику». 

Как видно, подробно расшифровывать причину не нужно, однако  если она действительно имеется, то ее необходимо кратко указать. 

Еще одним важным нюансом будут выступать и требования о предоставлении соответствующих доказательств. Если таковые имеются, лучше снять с них копии и прикрепить к составленному заявлению. Такими бумагами могут выступать: различные медицинские справки, копии транспортных билетов, свидетельства и т.д. Следует отметить, что руководитель вправе сам истребовать документальное подтверждение той информации, которая ранее была указана сотрудником в его заявлении.

На основании предоставленной работником информации, при принятии положительного решения работодателем формируется соответствующий приказ. В нем также указываются все стандартные требования, включая точное количество выходных дней, их даты, а также причину срочного взятия отгулов. С содержанием созданного документа обязательно знакомят и самого сотрудника  для исключения последующих споров и возникновения различных проблем.

Что касается сроков предоставления заявления,  здесь действующие нормы не устанавливают каких-то определенных требований. Однако не следует составлять документ в последний день. Лучше сделать это хотя бы за два-три  календарных дня, для того  чтобы работодатель мог не спеша рассмотреть представленные требования и в случае положительного решения успеть подготовить все необходимые документы. Помимо этого, оповещение руководителя в последний день может настроить его негативно, ведь ему, возможно, нужно будет скорректировать рабочий процесс и найти подходящую замену.