Дополнительное соглашение о неполном рабочем дне

Во время своего официального трудоустройства в определенной компании сотрудник может столкнуться с такой ситуацией, при которой ему необходимо будет перейти на сокращенный режим работы. Причины для этого могут быть самыми разнообразными. В большинстве случаев, они бывают связаны с семейными обстоятельствами.

Если руководитель соглашается исполнить просьбу сотрудника, переход на сокращенный режим работы должен быть осуществлен в официальной форме. Для этого сторонам потребуется подписать дополнительное соглашение, которое в будущем станет полноценной частью трудового договора и будет обладать идентичной юридической силой.

Современные нормы трудового законодательства точную форму соглашения о переходе на сокращенный режим работы не устанавливают. Следовательно, документ может быть составлен работодателем в свободном порядке, однако он обязательно должен содержать в себе все важные сведения о будущем режиме рабочего времени.

Следует отметить, что инициатором изменения текущего графика трудовой деятельности может стать как сотрудник, так и его работодатель. Оба варианта могут являться правомерными только в том случае, если у обеих сторон профессиональных отношений не имеется никаких возражений относительно данного вопроса.

Если инициатором выступает сотрудник, он обязательно должен рассказать руководителю об основаниях, которые побудили его попросить об изменении существующего режима. Как показывает практика, к наиболее распространенным причинам относятся следующие:

• наличие у сотрудника ребенка, возраст которого еще не достиг 3 лет;
• наличие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• необходимость обеспечения ухода за больным близким родственником сотрудника;
• состояние беременной работницы, которое требует постоянного посещения медицинского учреждения, а также предусматривает легкий труд в сокращенном режиме.

Вышеуказанные причины не являются единственными. У сотрудника могут возникнуть и иные обстоятельства, при которых он вправе попросить работодателя сократить время службы. Следует отметить, что руководитель будет иметь законное право на истребование официальных документальных подтверждений представленных оснований. Так что врать в данном вопросе не нужно.

Какие документы могут потребоваться?

Самым главным документом, на основании которого может произойти сокращение времени работы, безусловно, можно назвать личное заявление от сотрудника. Оно составляется в свободной форме, с обязательным указанием следующей информации:

• даты, с которой работник желает перейти на новый режим исполнения трудовых функций;
• фактического основания для данного действия. Здесь нужно четко указать причину, из-за которой работодатель должен поменять ранее установленный график. Желательно, чтобы к заявлению сразу было прикреплено и соответствующее документальное подтверждение, например, справка о болезни родственника, выданная уполномоченным медицинским учреждением и т.д.;
• сведения о новом режиме работы. Сюда нужно отнести информацию о времени начала рабочего дня, продолжительности смены, перерывах на обед или отдых и т.д.;
• размер заработной платы, который также будет изменен вместе с внесением соответствующих поправок в ранее установленный график.

В конце заявления обязательно должна быть проставлена личная подпись его автора, а также дата формирования документа. После этого сотрудник сможет подать бумагу лично в руки руководителю либо через отдел секретариата. В последнем случае желательно написать два абсолютно одинаковых документа, на одном из которых уполномоченный работник поставит соответствующую отметку о принятии.

Директор, получив поступившие к нему сведения, должен поставить собственную визу на документе и принять окончательное решение в отношении просьбы сотрудника. В большинстве случаев, руководители идут навстречу своим подчиненным и соглашаются изменить ранее действовавший график работы. Однако иногда встречаются и такие ситуации, при которых работодатель, действительно, не может исполнить представленную просьбу. Например, если изменение графика окажет существенное негативное влияние на весь рабочий процесс и нарушит разработанный режим функционирования организации, директор будет иметь законное право на выдачу официального отказа. Однако в таком случае данное решение действительно должно быть объяснено сотруднику и обосновано, в письменной форме.

Следует также отметить, что законодательными нормами был зафиксирован перечень особых категорий сотрудников, которым не может быть отказано в установлении сокращенного графика работы ни при каких обстоятельствах. К таким подчиненным можно отнести: беременных женщин, несовершеннолетних работников, сотрудников, в отношении которых была установлена инвалидность, в соответствии с состоянием здоровья и т.д.

Основной порядок и правила составления соглашения

Как правило, обязанности по составлению дополнительного соглашения о сокращении рабочего режима возлагаются на кадровых сотрудников. После того как документ будет подготовлен, он отправляется на подпись руководителю. Окончательный вариант дополнительного соглашения должен давать прямые ответы на следующие вопросы:

• по какому новому режиму теперь будет работать сотрудник;
• какова продолжительность временного периода, на который было установлено сокращенное рабочее время;
• каким образом изменение режима повлияет на оплату труда данного специалиста.

Следует отметить, что в трудовом договоре может быть указана и иная информация, если она имеет прямое отношение к будущей трудовой деятельности сотрудника в новом режиме рабочего времени. Например, вполне возможно, что вследствие внесенных поправок, изменения коснутся не только рабочего дня сотрудника, но и недели. В таком случае продолжительность рабочей недели, а также иные нюансы обязательно вносятся в составленное соглашение.

Соглашение об установлении сокращенного режима работы, безусловно, является важнейшим внутренним документом компании. Ведь на его основании соответствующие изменения вносятся и в область оплаты труда. Это значит, что руководитель должен отнестись к формированию данного документа с максимальной внимательностью, для исключения возможных проблем и споров в будущем.

Следует также отметить, что иногда инициаторами уменьшения продолжительности рабочего дня выступают и сами руководители. Чаще всего основной целью таких действий является желание сэкономить расходы предприятия, например, в условиях финансового кризиса и уменьшения регулярной производительности. Данные меры можно назвать вполне допустимыми. Главное, чтобы предварительно руководитель обговорил данный вопрос с сотрудником и спросил его мнение по этому поводу.

Образец дополнительного соглашения

Как уже было сказано выше, точной формы такого соглашения действующим законом установлено не было. Каждый руководитель вправе разработать собственный типовой бланк, в который потом будут вписываться лишь изменяемые сведения.

В самом верху указываются реквизиты организации, а также информация о самом работнике, например:

«ООО «Механика» в лице генерального директора Махова Ю.Л. и главный инженер Васильев А.В. заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. В отношении сотрудника устанавливается режим неполного рабочего времени.

Рабочая неделя специалиста – пятидневная, с понедельника по пятницу, выходные дни - суббота, воскресенье. Продолжительность ежедневной смены – с 09:00 до 14:00. Перерыв для приема пищи и отдыха – с 11:00 до 12:00.

2. Оплата труда. Оплата труда Васильева А.В. осуществляется пропорционально отработанному времени, на основании действующей ставки, установленной внутренней тарифной сеткой организации – 1500 рублей».

Далее на документе обязательно ставятся отметки для подписей сторон. Руководитель также должен проставить на соглашении и фирменную печать организации. После составления, дополнительное соглашение обязательно проходит стандартную процедуру регистрации, после чего документу присваивается индивидуальный внутренний номер, который заносится в соответствующий журнал учета.